大使館領事認証の取得（私文書）

大使館領事認証とは、国または地方自治体の機関において公務員が職務上作成し、その役所の印鑑が押された文書（公文書）に対して、「これは日本の公的な機関が作成した文書に間違いない」ということを確認する外務省の公印確認に対して文書の提出先の各国駐日大使館が行う認証のことです。ここでは会社定款や契約書といった公文書以外の文書（私文書）に大使館領事認証を求められた場合の手続きを説明いたします。

外務省公印確認の取得申請

各国の大使館領事認証を取得するには、まず認証を受ける文書に外務省の公印確認を受ける必要があります。いきなり大使館に戸籍謄本や登記簿謄本の原本を持っていっても大使館では認証を受け付けてもらえません。

対象となる文書

大使館領事認証に先立つの公印確認の対象は「公印と日付のある公文書の原本」で発行後3ヶ月以内のものとされています。公文書とは上述の通り国または地方自治体の機関において公務員が職務上作成した文書で、戸籍謄本や会社の登記簿、犯罪経歴証明書などを指します。一方、契約書、会社の定款、財務諸表といったような公文書以外の文書は全て私文書とされ、直接公印確認を取得することはできません。また、公文書でも翻訳等を添付する場合は私文書として扱われ、同様に直接公印確認の対象にはなりません。私文書は公証役場での公証人による認証と法務局での公証人押印証明を受けることにより、外務省の公印確認が取得できます。

私文書への外務省公印確認取得方法

公証役場での認証

1. 東京・神奈川・大阪の各公証役場では公証人の認証、法務局の公証人押印証明、外務省公印確認まで全て揃った認証書類を即日で作成してくれるワンストップサービスが利用できますので便利です。
2. 埼玉・茨城・栃木・群馬・千葉・長野・新潟・静岡の８県の各公証役場では、公証人の認証、法務局の公証人押印証明まで取得できますのでその後、*外務省への公印確認申請が必要です。
3. 上記以外の県の各公証役場では、公証人の認証のみ取得できますのでその後、法務局の公証人押印証明と*外務省への公印確認申請が必要です。

※上記2.3.の*外務省への公印確認申請は「大使館領事認証の取得（公文書）」をご参照ください。
※お住まいの地域にかかわらず、どの県の公証役場も利用できます。

必要書類

1.認証を受ける文書の署名者が個人の場合

• 認証を受ける文書
• 署名者本人証明書類（次のa〜eのいずれか１つ）
  a.署名者の印鑑登録証明書（発行後３か月以内のもの）及び実印
  b.運転免許証
  c.パスポート
  d.住民基本台帳カード（写真付き）
  e.その他顔写真入りの公的機関発行の証明

※代理人が行う場合は署名者人証明書類の代わりに次のものが必要です
ⅰ.署名者本人の印鑑登録証明書（発行後３か月以内のもの）
ⅱ.署名者本人の実印が押印された委任状
ⅲ.代理人の身分証明書

2.認証を受ける文書の署名者が法人の代表者の場合

• 認証を受ける文書
• 署名者の肩書きを証明する資料（つぎの ａまたは bのいずれか１つ）
  a.法人登記簿謄本（発行後３か月以内のもの）
  b.登記事項証明書（発行後３か月以内のもの）
  （具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか１つ）
• 署名者本人証明書類（次のa〜fのいずれか１つ）
  a.法人代表者の印鑑証明書（発行後３か月以内のもの）及びその代表者印
  b.署名者個人の印鑑登録証明書（発行後３か月以内のもの）及び実印
  c.運転免許証
  d.パスポート
  e.住民基本台帳カード（写真付き）
  f.その他顔写真入りの公的機関発行の証明書

※代理人が行う場合は署名者本人証明書類の代わりに次のものが必要です
ⅰ.法人代表者の印鑑証明書（発行後３か月以内のもの）
ⅱ.署名者である法人代表者の上記ⅰと同一の代表者印の押印された委任状）
ⅲ.代理人の身分証明書

公証役場の認証にかかる料金

• 認証を受ける文書が日本語の場合・・・5,500円
• 認証を受ける文書が外国語の場合・・・11,500円

料金は当日、現金での支払いが必要です。また、公証役場での公印確認取得は即日ですが、公証役場によっては予約が必要な場合もあるので予め確認されることをお勧めします。

駐日大使館領事認証の取得

外務省の公印確認を取得した書類はそれぞれの提出先の国の駐日大使館で大使館領事認証の申請手続きを行います。

認証にかかる日数や料金、認証文書の他に添付が必要な書類、日本語訳や英語訳の要否など、申請手続きの受付要件は各国で異なります。また、申請する書類に不備等があった場合の対応もそれぞれです。国によっては認証する書類に不明、不信な点があった場合、窓口では受理されても後日不許可となってしまうこともあります。申請した書類を必要な日数の経過後、受け取りに行ったら手数料は徴収されたが認証は不許可ということも起こり得ます。その場合はまた認証書類を集め、外務省の公印確認を経て再申請となり時間も費用も無駄にしてしまうことになりますので、申請に際しては十分な確認が必要です。

行政書士の利用

上記の手続きの代行を専門とする行政書士に依頼することで、不備申請によるやり直しのリスクや、時間の浪費などを回避できますので、自分で手続きをするのが心配な場合や、忙しくて手続する時間がない場合は行政書士に相談してみてください。