対象となる文書

アポスティーユ・大使館領事認証の対象となる文書は「公印と日付のある公文書の原本」で発行後3ヶ月以内のものとされています。

公文書と私文書

公文書

国または地方自治体の機関などが職務上作成した文書のことで、戸籍謄本や住民票、婚姻届受理証明書等がこれにあたります。これらの文書には「公印」と呼ばれる官公署の印鑑が押されています。

私文書

公文書以外のものを指し、契約書、会社の定款、財務諸表といったような書類がこれにあたります。
私文書は官公署で作成、発行された書類ではないため、当然「公印」が押されていません。私文書は公証役場での公証人による「公証」を受けることにより、外務省のアポスティーユまたは公印認証が取得できるようになります。

公証役場での公証
私文書に公印が押されるためにはまず、公証役場でその文書に公証人印を受けます、その次に法務局でその文書の公証人印が真正であることの確認がなされると、公印である法務局長印を受けることができます。その後は公文書と同じようにさらに外務省で公印確認を受ける必要があります。そして外務省の証明を提出先の国大使館が認証するという流れになります。

主な取り扱い文書

※公文書でも翻訳等を添付する場合は、すべて私文書として扱われるので、直接アポスティーユまたは公印認証の取得対象とはならず他の私文書同様、公証役場で「公証」を受ける必要があります。